Datenschutz

Adresse, Kontoverbindung oder chronische Krankheit – Mitglieder, Mitarbeitende und Teilnehmende vertrauen einem Sportverein persönliche Daten an. Je nach Sportart und Zweck können dieses neben den Daten, die zur Abwicklung einer Mitgliedschaft einfach dazugehören, auch sehr persönliche zusätzliche Informationen zu der eigenen Person sein. Der TuS Ost hat auch schon in der Vergangenheit Maßnahmen zum Datenschutz getroffen und diese stets an rechtliche und technische Entwicklungen angepasst. Die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben ist aber nur ein Grund, warum wir uns diesem Thema widmen. Der zweite Grund ist Vertrauen! Mitarbeiter und Mitglieder müssen sicher sein, dass mit ihren Daten sorgsam umgegangen wird. Es werden grundsätzlich vom Verein nur so viele Daten erhoben, wie zur Abwicklung des Mitgliedschaftsverhältnisses bzw. zur Zusammenarbeit notwendig sind. Nach dem Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes am 25.05.2018 sehen unsere Maßnahmen zum Datenschutz nun wie folgt aus:

Datenschutz in der Satzung verankert

Der Rahmen für das Handeln in unserem Verein ist unsere Satzung. Dort wurde im Jahr 2016 der Datenschutz aufgenommen, um seine Bedeutung zu unterstreichen. Am 9. März 2018 beschloss die Mitgliederversammlung die Anpassung von § 17 der Satzung an die aktuelle Rechtslage. Enthalten sind nun:

– die Rechte der Mitglieder
– die Verpflichtung der Mitarbeitenden zur Wahrung des Datenschutzgeheimnisses
– die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte

Am 20. November 2017 berief der Vorstand RA‘in Sieglinde Fischer-Jenkner zur Datenschutzbeauftragten des TuS Ost. Frau Fischer-Jenkner ist wie folgend zu erreichen:

Sieglinde Fischer-Jenkner
Otto-Brenner Str. 112
33607 Bielefeld
datenschutz@tus-ost.de
Telefon: 05 21 – 93 40 10

Verpflichtung auf den Datenschutz

Alle Mitarbeiter, die mit persönlichen Daten arbeiten, werden beim Beginn ihrer Tätigkeit auf die Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen verpflichtet. Dazu gehören der Vorstand, die Mitarbeiter der Geschäftsstelle und Abteilungsleiter, aber auch alle anderen für den Verein tätigen Personen, sofern sie zur Erfüllung ihrer Aufgabe persönliche Daten erheben bzw. zur Verfügung gestellt bekommen. Also auch beispielsweise ehrenamtliche Mitarbeiter oder Beauftragte.

Information

Alle Mitglieder bzw. Kursteilnehmer erhalten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben beim Eintritt in den Verein/bei der Anmeldung zu einem Kurs ein Merkblatt mit allen wichtigen Informationen zum Datenschutz. Gerne stellen wir Ihnen dieses auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut zur Verfügung. Bitte sprechen Sie die Mitarbeiter unserer Geschäftsstelle an. Sie finden das Merkblatt auch als Anlage zum Aufnahmeantrag hier.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Der Verein erhebt an verschiedenen Stellen persönliche Daten. Dieses erfolgt immer zweckbezogen. Dieses bedeutet, dass nur solche Personendaten abgefragt werden, die zur Erfüllung des Zwecks jeweils unbedingt notwendig sind. In detaillierten Verfahrensbeschreibungen werden diese Erhebungen genau dargelegt.  Dazu gehört die Art der erhobenen Daten, die Nennung der Personen, durch die diese Erhebung erfolgt und der weitere Umgang mit den erhobenen Daten. So kann nicht nur gegenüber den Behörden der Umgang mit persönlichen Daten belegt, sondern auch intern für Vertrauen gesorgt werden.

Auftragsverarbeitung

An einigen Stellen sind wir zur Erfüllung unserer Aufgaben gezwungen, persönliche Daten an externe Partner weiterzugeben („Auftragsverarbeitung“). Beispiele sind die Übermittlung von Daten an Krankenkassen zur Abrechnung des Reha-Sports oder an die Sparkasse Bielefeld zur Ausführung des Beitragseinzugs. Auch hier gilt: es werden nur so viele Daten übermittelt, wie zur Erfüllung des Auftrags nötig sind. Allen Auftragsverarbeitungen liegt ein Vertrag zugrunde, in dem sich die Partner zum ordnungsgemäßen Umgang mit „unseren“ Daten verpflichten.